Таъкидлаш жоизки, бугунги кунда давлат секторида йиғилишлар долзарб муаммо ёки вазифанинг аниқ ечимини ишлаб чиқиш мақсадида ўтказилади. Йиғилишлар ташкилот вакиллари учун ҳар қандай муаммоларни ҳал қилиш бўйича раҳбарият билан фикр алмашишлари учун имкон яратади, шунингдек мулоқотнинг ушбу шакли давлат органи ва ташкилотдаги вазиятни, унинг кучли ва заиф томонларини ҳар томонлама таҳлил қилишга имкон беради.
Корпоратив бошқарувнинг қоидаларига кўра йиғилишлар самарали ўтиши учун биринчи навбатда унинг асосий жиҳатларини диққат билан режалаштириб чиқиш лозим бўлади. Хусусан, йиғилишнинг мақсади, йиғилишнинг асосий вазифалари, босқичлари ишлаб чиқилиши лозим бўлади, фақатгина ушбу шароитларда йиғилишлар самарали ва натижадор бўлади.
Шу билан бирга, хорижий тажриба шуни кўрсатмоқдаги йиғилишларнинг ўта кўплиги ташкилотларнинг ишини самарасиз режалаштиришга ва бюрократик бошқарув тизими шаклланишига олиб келмоқда. Мисол учун, АҚШда ҳар йили 3 млрд. ортиқ йиғилишлар ўтказилади, уларнинг 34 фоизи вақтни беҳуда сарфлаш деб баҳоланган бўлиб, самарасиз йиғилишлар ўтказилиши натижасида АҚШдаги бизнес вакиллари 37 млрд. доллар миқдорида зарар кўрмоқда.
Бундан ташқари, Thinkgrowth.org бизнес-таҳлил веб-сайтида берилган маълумотларга кўра йирик компаниялар ходимлари йилига 300 минг. яқин соат вақтларини турли хил йиғилишларга сарфлашмоқда, ходим ҳар ойда
31 соат вақтини раҳбарлар билан самарасиз суҳбатларга сарфламоқда, ходим оғзаки маълумотни фақатгина 10-18 дақиқа давомида қабул қила олиши мумкин.
Шуни алоҳида таъкидлаш жоизки, иш унумдорлиги
ва самарадорлигини оширишда йиғилишларда қатнашувчилар сонини чеклаш ҳам хорижий компаниялар томонидан қўлланиладиган чоралардан бири ҳисобланади.
Ривожланган мамлакатлар давлат бошқарувида, йирик копманиялар ўзларининг фаолиятида йиғилишларни қисқартиришга алоҳида эътибор беришмоқда ва бу йўналишида турли хил услублардан фойдаланишмоқда.
Жумладан, ҳозирда кўплаб йирик компаниялар турли хил йиғилишлар ўтказишда “two pizza rule” қоидаларини қўллаб келишмоқда. Мисол учун, Amazon компаниясида йиғилишлар “two pizza rule” (иккита пицца қоидаси) қоидаси асосида ўтказилмоқда. Ушбу қоидаларга кўра йиғилишда иштирокчилар сони шундай бўлиши керакки, уларни фақатгина иккита пицца билан меҳмон қилиш мумкин, яъни йиғилишда саккиз кишидан кам одам бўлиши лозим.
Шунингдек, кўплаб хорижий ташкилотларда йиғилишлар ўтказишда “икки оёқ қоидалари” ҳам қўлланилиб келинмоқда. Қоида талабларига кўра, йиғилишларда фақатгина йиғилиш ташаббускорлари ёки ўзига керакли маълумот олмоқчи бўлган ходимлар иштирок этишади. Бунда, умумий йиғилишларни ўтказиш тақиқланади, жумладан бутун жамоа ходимлари ўз ишларини ташлаб, йиғилишга киришлари мумкин эмас. Мазкур қоидалар Semco ва Intel йирик компанияларида ҳам жуда кенг қўлланилиб келинмоқда.
Бундан ташқари, “икки оёқ қоидалари”га кўра ташкилот ходимлари учун йиғилишларда иштирок этиш ихтиёрий ҳисобланади ҳамда йиғилиш ходимлар томонидан зерикарли деб топилса улар ушбу йиғилишни бемалол тарк этишлари мумкин. Ушбу қоидалар биринчи бўлиб 1980 йилда Бразилиянинг йирик компаниялардан бири ҳисобланган Semco компанияси раҳбарияти томонидан амалиётга жорий қилинган. Шундан сўнг,
иш ташкиллаштиришнинг ушбу қоидалари асосида Semco компанияси ўзининг “The Semco Way” деб номланган иш услубини яратган.
“Икки оёқ қоидалари” асосида шаклланган “The Semco Way” иш услуби амалиётга жорий қилиниши натижасида Semco компанияси катта иқтисодий муваффақиятларга эришди, жумладан компаниянинг йиллик даромади
1982 йилдаги 4 миллион доллардан 2003 йилда 212 миллион долларга ўсди. Мазкур қоидалар Intel компаниясида ҳам жуда кенг қўлланилиб келинмоқда.
АҚШнинг “The Wall Street” журнали ташкилотлардаги турли ҳил йиғилишлар ходимларнинг қанча вақтини олаётганлиги тўғрисида айрим маълумотларни эълон қилди, унга кўра бош менежер (президент) - ҳафтасига ўртача 17 соат, ижрочи директор - ҳафтасига ўртача 23 соат, ўрта даражадаги менеджерлар эса - ҳафтасига ходимларнинг ўртача 11 соат иш вақтини йиғилишларда олишаётганлиги маълум қилинган.
Ҳозирда АҚШнинг кўплаб компаниялари томонидан йиғилишлар давомийлигини қисқартириш мақсадида қуйидаги услубдан фойдаланилмоқда. Хусусан, йиғилиш ўтказиладиган жой электрон табло билан таъминланади ҳамда унда йиғилишнинг давомийлиги ва унинг ҳар бир дақиқасининг қиймати кўрсатиб борилади. Бундай эслатма ишбилармон одамлар учун жуда яхши ишлайди ва улар йиғилишларни иложи борича тезрок якунлашга ҳаракат қилишади, натижада ходимларнинг иш вақти ва йиғилишга сарфланадиган харажатлар тежалади,бу эса ўз навбатида ташкилот фаолияти самарадорлиги ошишига олиб келади. Мазкур услубни қўллаш орқали битта йиғилишда қанча ходим иштирок этганлиги ва йиғилиш давомийлигига қараб ўтказилган йиғилишнинг умумий қиймати аниқланади.
Microsoft компаниясининг Япониядаги филиали томонидан тажриба тариқасида йиғилиш ўтказиш вақтини қисқартириш ҳамда шахсий учрашувларни мессенджерлардаги ёзишмалар орқали ўтказилиши натижасида ходимларнинг иш унумдорлиги 40 фоизга, электр энергияси истеъмоли
23 фоизга, қоғоз учун харажатлар эса 59 фоизга камайган.
“Ford” компаниясида кунлик мажлислар ўтказиш бекор қилиниб, ҳафтада бир марта йиғилиш ўтказиш амалиёти жорий қилинган. Бунда, барча материаллар олдиндан йиғилиш иштирокчиларига юборилади, бунинг натижасида эса йиғилиш иштирокчилари тегишли материаллар билан олдидан танишишади ва йиғилишда маълумот алмашиш учун камроқ вақт сарфлашади.
AҚШда давлат ташкилотларида идоралараро телевизион тармоқлардан фойдаланган ҳолда телевизион йиғилишлар ўтказиш амалиёти ҳам жорий этилган. Телеконференцияларда қабул қилинадиган қарорларнинг сифати одатдаги қарорларга қараганда бир неча баравар юқори бўлиб, зарур ҳужжатлар ва материалларни тезда тақдим этиш имконини беради.
Бугунги кунда, аксарият ривожланган мамлакатларда (АҚШ, Япония, Германия, Сингапур, Россия Федерацияси ва бошқа.) видеоконференцалоқа тизимидан фойдаланган ҳолда самарасиз йиғилишларнинг сонини камайтиришга эришилмоқда. Иқтисодиёт нуқтаи назаридан видеоконференция воситаларидан фойдаланиш натижасида иштирокчиларининг барчасини иш жойларидан узоқлаштирмасдан уларнинг максимал даражада иш жойларида туриб иштирок этишларига эришилади,
бу эса ўз навбатида иштирокчиларнинг транспорт харажатларини қисқартиришга замин яратади. Йиғилишлар ўтказиш жараёнига видеоконференцалоқа каби технологияни жорий қилиш ҳафтада 6 соатгача иш вақтини тежашга имкон беради.
Хулоса ўрнида айтиб ўтиш лозимки, мамлакатимизда самарасиз йиғилишларни бартараф этиш ва мажлисбозлик ҳолатларига йўл қўймаслиқ мақсадида юқорида қайд этилган хорижий мамлакатларнинг тажрибасини давлат органлари ва ташкилотлари фаолиятига жорий қилиш мақсадга мувофиқ, бу эса ўз навбатида замонавий ва самарали давлат бошқарув тизимини шакллантиришга имкон яратади.
Азизбек Деҳқонов, Адлия вазирлиги масъул ходими
